La facturación electrónica es un documento digital en formato xml implementado como mecanismo de control fiscal y eficiencia organizacional a nivel global, habiendo sido calificado como proyecto exitoso en países como Chile, Perú y México, entre otros.

A nivel local, la factura electrónica cumple con especificaciones establecidas por la DIAN siguiendo estándares tecnológicos que los contribuyentes según normativa están obligados a adoptar. ¿Cuándo? Según lo establece la reforma tributaria, a partir de enero de 2019 todos los responsables de declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo, estarán obligados a facturar electrónicamente incorporando los procesos necesarios para permitir el viaje de los documentos tributarios tanto a la Dian, para su validación, como al receptor.

A nivel general este  proceso consiste en realizar el envío de los documentos a la DIAN, los cuales deben ser numerados consecutivamente, y envío de dos archivos al receptor: uno en formato PDF con la representación de la factura con la finalidad de que esta sea visualizada en un lenguaje apto para su comprensión, y otro en formato XML, con los datos digitales para ser leídos por sistemas tecnológicos.

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¿Cómo hacerlo? Para implementar factura electrónica no es necesario desarrollar ni instalar programas; a menos que los contribuyentes lo deseen. Para llevar adelante estos procesos existen proveedores tecnológicos especializados en el intercambio  de documentación tributaria que manejan procesos de validación y firma de documentos, permitiendo operaciones rápidas y seguras entre empresas.

En forma adicional cabe mencionar que la factura electrónica permite que los documentos pueden ser acusados de recibo y aceptados en forma inmediata por su receptor, emitiéndose, según establecido en instructivo técnicos,  la respectiva mensajería que conecta a las partes involucradas. Esto sin dejar de mencionar que por medio de integraciones a otros sistemas o ERP(s) toda la facturación puede ser controlada por ejemplo desde una única interfaz de gestión, según lo requiera el contribuyente, evitando con ello tareas de digitación adicionales y disminuyendo los errores que puedan ocurrir en las mismas.

Fuente: http://www.facele.co

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